In raadszalen en in de Tweede en Eerste Kamer wordt veel gepraat over onze energietransitie. Tijdens een werkbezoek bied je (lokale) politici en journalisten een kans om te praten mét drijvende krachten achter de energietransitie. Je haalt politici uit hun vergaderzalen en journalisten uit hun werkkamer en zet ze met hun voeten in de klei. Dat is niet nuttig om meer begrip voor elkaar te krijgen, maar ook nog eens ontzettend leuk!
11 tips voor een geslaagd werkbezoek
Hieronder delen we 11 lessen en tips vanuit onze praktijk. Doe er je voordeel mee!
1. Formuleer heldere doelen en een kernboodschap
Begin altijd met het uitwerken van het doel van het bezoek en het formuleren van de kernboodschap die je over wil brengen. Bedenk goed hoe je deze boodschap per politieke stroming overbrengt en verwerk dit ook alvast in je uitnodiging.
2. Wees persoonlijk
Dikke kans dat je jouw lokale politici en journalisten al kent en contactgegevens hebt. Op een directe uitnodiging wordt sneller ‘ja’ gezegd dan op een uitnodiging per e-mail. Investeer dus eerst even in het opzetten van het eerste contact en leer de persoon kennen, voordat je iemand formeel uitnodigt. Houd het contact zoveel mogelijk bij één persoon.
3. Focus op een klein clubje genodigden
Nodig niet te veel mensen uit (maximaal 6 t/m 8) en focus je het liefst op één politieke partij of publicatie. Dan kan je jouw boodschap goed afstemmen op de betreffende persoon en het lezerspubliek. En zo geef je de persoon die zijn drukke agenda vrijmaakt voor jou ook de aandacht die diegene verdient. Verdiep je in je gast. Door in te spelen op interesses, win je sneller draagvlak. Door focus te houden voorkom je ook dat je een ‘speelbal’ wordt van een debat tussen twee verschillende partijen, waardoor jouw eigen doel/kernboodschap mogelijk ondersneeuwt.
4. Stel een draaiboek op en investeer in een inhoudelijk sterk programma
Maak een draaiboek, zodat jullie zelf, maar ook de genodigde(n) weten waar ze aan toe zijn. Houd je vervolgens zoveel mogelijk ook aan dit draaiboek. Tijd is kostbaar en het is zonde als een spreker die aan het einde van de planning staat onvoldoende spreektijd heeft. Zorg voor een inhoudelijk sterk programma en nodig inhoudelijk sterke sprekers uit. Bouw vooraf voldoende ruimte voor vragen in.
5. Nodig lokale pers uit bij een werkbezoek van politici
Een werkbezoek van een politicus is vaak ook interessant voor lokale media. Stem met elkaar én met de politicus af of pers welkom is voor dit bezoek. Maar daarna een agendabericht op voorhand en deel dit zeker een week vóór het werkbezoek met lokale media. Volg telefonisch op en vraag of ze aansluiten, of bied aan om ze te helpen met een verslag van het bezoek en fotomateriaal achteraf. Vaak hebben gemeenteraadsleden zelf ook ‘warmte lijntjes’ met lokale media. Komt er een journalist? Bouw dan ook een momentje in het programma in waarop de journalist rustig kan praten met de gast.
6. Kies een inspirerende locatie
Een werkbezoek heet niet voor niets een werkbezoek. Boek dus geen standaard vergaderzaaltje ergens in een bedrijvenpand. Ze komen juist om iets anders te zien dan tl-licht. Ga het buurthuis in, een bouwkeet, windmolen, zet de helmen op als je een bouwterrein betreedt en laat ze zien ‘waar het echt gebeurt’.
7. Check, check, dubbelcheck
Niets is zo veranderlijk als… de agenda van politici en journalisten. Houd het contact warm en stuur vooraf nog even een reminder met de belangrijkste informatie over het bezoek. En wees coulant als het (last-minute) toch verzet wordt. Geduld is een schone zaak.
8. Zorg voor een warme ontvangst
Staat de koffie klaar? Koekje erbij? Is de techniek allemaal geregeld? Mooi! Dan kan jij je focussen op het ontvangen van je gast en daar de aandacht bij hebben en houden. Niets is zo vervelend als bij binnenkomst verdwaald zijn, omdat de gastheer of vrouw nog even achter de schermen met een kabeltje aan het prutsen is. Onderschat niet de waarde van een gezellige, warme sfeer!
9. Geef energie en ruimte aan elkaar
Het draaiboek geeft sturing, maar het contact op dat moment is wat echt belangrijk is. Bouw voldoende tijd en ruimte in voor vragen en zorg dat iedereen aan het woord komt. Je hebt deze selectie van gasten immers niet voor niets uitgenodigd. Wijs iemand aan die de rol van ‘dagvoorzitter’ op zich neemt en tijdig inbreekt als iemand echt te veel spreektijd inneemt of de discussie te veel afwijkt van het kerndoel.
10. Maak foto’s en filmpjes
Vraag hiervoor wel eerst even vooraf toestemming aan alle aanwezigen en bied hen de kans om bij een fotomoment even uit de weg te gaan als zij liever niet op beeld willen. Politici staan hier veelal wel voor open, omdat zij graag via hun eigen kanalen willen delen wat zij zoal doen. Deel dan dus ook zo snel mogelijk na het bezoek (een selectie van) beeld met de politicus. Met pers is dit soms wat ingewikkelder, je wilt niet in de weg lopen of ‘de primeur stelen’. Maar wat mooie ‘behind-the-scenes’ foto’s zijn vaak geen probleem!
Maak je een filmpje? Tof! Zorg ervoor dat je goede audio hebt, door bijvoorbeeld een externe microfoon te gebruiken. Geef heldere instructies en deel de vragen vooraf, zodat je snel een beknopt antwoord krijgt. Vergeet ook niet om plak/snijshots te maken, die zijn nuttig bij het monteren van je videoclip, zodat je niet alleen maar pratende hoofden ziet.
11. Denk aan de nazorg
Bezoek vlekkeloos verlopen? Mooi! Maar dan ben je nog niet klaar. Stuur een bedankmail met fotomateriaal en eventueel een verslag van het event of de slides. Benadruk daarin ook de eventuele toezeggingen die zijn gedaan en hoe blij jullie daarmee zijn. Wil de pers een verslag? Dan lever je dit ook direct na het bezoek aan. Vergeet ook niet om een mooie bijdrage op je eigen socialmediakanalen en website te plaatsen over het bezoek en hier in jullie eerstvolgende nieuwsbrief nog eens de aandacht op te vestigen.
Succes en veel plezier!
PS Inspiratie nodig? Lees hier hoe het werkbezoek van Suzanne Kröger van Progressief Nederland (GroenLinks/PvdA) aan KetelhuisWG in Amsterdam is verlopen.
