Algemeen geldt voor elke energiecoöperatie
A. Statuten
Als je overgaat tot oprichting van een energiecoöperatie is het van belang dat je je statuten goed doorleest onder andere op het gebied van welke activiteiten je wilt gaan ontplooien. Dit is namelijk de juridische basis de inschrijving bij de Kamer van Koophandel en voor diverse andere juridische gevolgen. Hierbij is het verstandig periodiek te controleren of je als EC wel voldoet aan hetgeen in de statuten is vastgelegd. Denk hierbij aan termijnen van oproep voor een ALV of bestuursvergadering, vaststellen jaarrekening etc.
B. KvK en Belastingdienst
Als de statuten gepasseerd zijn bij een notaris volgt automatisch zowel de inschrijving bij de Kamer van Koophandel als de registratie bij de Belastingdienst. Het is verstandig om zoveel mogelijk vooraf (via de notaris) al te weten te komen hoe dat er gaat uitzien:
- Bij de KvK: welke SBI codes worden er ingeschreven op grond van de statuten?
- Bij de Belastingdienst: ben je BTW en of VPB-plichtig?
C. Automatische informatie
Uit het handelsregister bij de Kamer van Koophandel halen veel organisaties automatisch relevante informatie. Onder andere de SBI-codes wordt tegenwoordig soms automatisch gebruikt door verzekeraars om een verzekerde hoedanigheid op een bedrijfsaansprakelijkheid verzekering te vermelden. Tevens controleren bijvoorbeeld bedrijfstak pensioenfondsen of ingeschreven bedrijven wel deelnemen aan verplicht gestelde pensioenregelingen, of vinden er CAO werkingsfeer controles plaats.
D. Nalopen van gegevens
Elke bestuurder is verantwoordelijk voor het accuraat houden van het handelsregister en het tijdig doen (en betalen) van aangiftes van belastingen. Om die reden is het verstandig om periodiek in elk geval na te gaan of de gegevens van jullie energiecoöperatie nog correct vermeld staan bij de Kamer van Koophandel.
E. Bestuur
Hieronder volgt meer informatie over mogelijk relevante verzekeringen voor jullie als energiecoöperatie, maar in dit stadium is het al goed om te melden dat de norm in Nederland is dat iedere bestuurder zich als een “redelijk bekwaam handelend bestuurder” opstelt c.q. zijn of haar taak uitoefent. Dit betekent dat het verstandig is om als bestuur met agenda ’s voor bestuursvergaderingen te werken, daarvan notulen te maken en deze notulen in de volgende vergadering te laten vaststellen.
F. Lidmaatschap
Als je wilt gaan deelnemen aan verzekeringsmantels van ES, is een voorwaarde dat je zelfstandig lid bent van ES. Voor meer informatie over lid worden en opties voor bv. stichtingen kun je vinden via de volgende link
Startende energiecoöperatie (net opgericht)
A. AVB voor kantoorrisico
Als je net bent opgericht als EC is het sowieso zeer verstandig een zogenaamde AVB-verzekering te gaan sluiten voor het zogenaamde “kantoorrisico”:
- Meer informatie over deze dekking kun je vinden via deze link
- Het kan goed zijn dat je vernomen hebt dat een dergelijke verzekering geregeld is via de lokale gemeente via de zogenaamde VNG-vrijwilligersverzekering. Aan deze dekking kunnen “derden” geen rechten ontlenen, maar er zijn meer bijzonderheden te melden over deze collectieve vangnet verzekering, meer informatie over deze dekking kun je vinden via deze link
B. Extra aandachtspunten
Als je verder geen activiteiten hebt behalve “praten/overleg” dan zijn er niet direct andere verzekeringen noodzakelijk. Aandachtspunten kunnen nog zijn:
- Wellicht iets “extra’s” regelen voor de vrijwilligers op verzekeringsgebied? Sommige EC’s sluiten daarvoor een collectieve ongevallen verzekering, meer informatie over deze dekking kun je vinden via de volgende link
Inhuur van ZZP’ers:
- het is verstandig afspraken inzake inhuur van ZZP’ers schriftelijk vast te leggen. ES heeft hiervoor een model overeenkomst beschikbaar.
- Kom altijd met een ZZP’er overeen dat deze zelf tenminste een eigen AVB-verzekering heeft.
Energiecoöperatie in de beginfase
A. Beginnende EC’s hebben veelal al eerste mogelijke activiteiten bijvoorbeeld:
- Het maken van zgn. Warmte scans met een warmtebeeld camera bij mensen thuis.
- Bemannen energieloket, balie in een winkel
- Fix teams
- Bewonersparticipatie organiseren
B. Hoedanigheid controle
Bij al dergelijke activiteiten is het van belang dat de AVB-verzekering dekking biedt voor alle activiteiten die de cooperatie uitvoert. Om die reden is het verstandig om periodiek met jouw assurantietussenpersoon deze zogenaamde “hoedanigheid” op uw AVB-verzekering te controleren.
C. Bezittingen
Heb je dure bezittingen? Denk aan meerdere warmtebeeld camera’s die op 1 plek opgeslagen liggen dan zou een brand- of transport/verblijfverzekering mogelijk te overwegen zijn. Bij energiecoöperaties gaat het veelal om relatief lage bedragen aan totale waarde waardoor de (minimum) premie veelal relatief hoog uitpakt. Om die reden (en ook de dekkingseisen en/of uitsluitingen op de polis) is het advies veelal om dit risico eerst maar niet te verzekeren.
Energiecoöperatie met een zonnestroomproduktie
A. Aansprakelijkheidsrisico eigenaar onroerend goed
Zodra een EC begint met het bezitten van een zonnestroomproduktie installatie (of bv. Windmolen) komt er een ander risico bij: het zogenaamde “aansprakelijkheidsrisico eigenaar onroerend goed”.
Feitelijk komt dit neer op omgekeerde aansprakelijk:
- Normaal geldt in Nederland: wie eist, bewijst.
- Maar als bezitter van O.G. geldt feitelijk een omgekeerde bewijslast.
Om die reden is het van belang dat de AVB-verzekeraar er ook mee bekend is dat je een zonnestroomproduktie installatie bezit.
B. De installatie verzekeren
Uiteraard is het ook verstandig om dan de installatie zelf te gaan verzekeren, sinds 10-2025 heeft ES hiervoor een nieuwe mantel via Univé. Bekijk de verzekering via deze link. De belangrijkste dekkingen op een dergelijke polis zijn:
- De installatie zelf
- De eventuele opruimingskosten
- Het produktieverlies risico (bedrijfsschade)
Energiecoöperatie met personeel
1. Algemeen
Als je als coöperatie personeel in dienst neemt, heeft dat diverse consequenties. Ook als je werkt met een uitzendbureau of payrollbedrijf is het belangrijk om de eventuele consequenties daarvan goed in kaart te brengen. Hieronder staan een aantal aandachtspunten die relevant zijn om in de gaten te houden als je met (indirect) personeel gaat werken.
- A. Kijk goed wat er is afgesproken in de arbeidsovereenkomst en dat is nagegaan/gecontroleerd of er eventuele verplichtingen zijn die volgen uit een CAO en/of Bedrijfstakpensioenfonds. In Nederland zijn er zogenaamde algemeen verbindend verklaarde CAO-afspraken en pensioenafspraken via Bedrijfstakpensioenfondsen, waar jouw energiecoöperatie misschien onder valt als je bepaalde werkzaamheden uitvoert (in meerderheid). Volgens Energie Samen zal dit meestal niet het geval zijn, maar (periodieke) controle is verstandig.
- B. Energie Samen heeft een concept arbeidsovereenkomst en een concept arbeidsvoorwaardenreglement/HR handboek opgesteld dat gedeeld kan worden. Mocht je deze willen ontvangen, stuur dan een e-mail naar verzekeringen@energiesamen.nu.
- C. Dat wat je opneemt in een arbeidsovereenkomst/handboek of vergelijkbaar document, moet je in principe nakomen. Het is vaak niet mogelijk/makkelijk om eenmaal toegezegde afspraken eenzijdig als werkgever te wijzigen.
- D. Als je meer personeel in dienst neemt, kunnen er ook nieuwe verplichtingen bijkomen zoals het aanstellen van een personeelsvertegenwoordiging of op langere termijn zelfs een ondernemingsraad.
2. In dienst nemen personeel
Bij het in dienst nemen van personeel zijn er meerdere risico’s van toepassing, waarvan we er twee specifiek nader willen toelichten:
1. Risico’s inzake ‘goed werkgeverschap’:
- A. Als coöperatie kan je door een werknemer aansprakelijk worden gesteld als hij/zij letsel oploopt. Om die reden is het belangrijk om een een zogeheten AVB-verzekering af te sluiten waarop in ieder geval werkgeversaansprakelijkheid gedekt is. Let op: op elke AVB-verzekering is een zogeheten uitsluiting van toepassing voor schade veroorzaakt met of door motorrijtuigen. Dat betekent dat als een werknemer bijvoorbeeld letsel oploopt tijdens een dienstrit met of door een auto, deze letselschade niet vergoed zal worden door de AVB-verzekeraar. Om die reden zijn er aparte verzekeringen beschikbaar waarmee deze risico’s voor de werkgever kunnen worden afgedekt, zoals Wegam, WSV, Wegas en Goed werkgeverschap verzekeringen. In het algemeen zijn de premies relatief laag.
2. Loondoorbetalingrisico bij ziekte:
- A. Werkgevers zijn bij ziekte van een werknemer wettelijk verplicht minimaal 70% van het loon (tot het max SV-loon) door te betalen tot maximaal 2 jaren (tenzij de einddatum in de arbeidsovereenkomst eerder valt).
- B. Omdat dit in het algemeen een relatief groot financieel risico is, zijn er zogenaamde ‘ZW-verzekeringen’ waarmee je een groot deel van dit risico kunt verzekeren. Als voorwaarde wordt hierbij gesteld dat je gebruik maakt van een onafhankelijke arbodienst. Die partij bepaalt (onafhankelijk) of de desbetreffende werknemer wel/niet ziek is. De premie voor een dergelijke verzekering is mede afhankelijk van de gekozen dekking en eigen risico periode maar bedraagt in de regel ca 2%-4% van de totale loonsom (ook afhankelijk van de gemiddelde ouderdom van het personeelsbestand).
Aanvullend
Naast de hiervoor genoemde verzekeringen, kan je (mede vanuit goed werkgeverschap) na denken over eventuele aanvullingen zoals:
- C. WIA-verzekeringen:
i. WGA-hiaat uitgebreid
ii. WIA-excedent (alleen boven max. SV-loon)
- D. Pensioenregeling
- E. Collectieve ongevallen verzekering
- etc.
Professionele coöperatie
Binnenkort meer informatie
