Zie ook: nieuwsbericht 5 december 2022

Oorspronkelijk bericht: 5 mei 2020

De tijdelijke Covid-wet Digitaal Vergaderen/Online ALV geldt sinds 16 maart 2020 en wordt momenteel telkens met twee maanden verlengd. De Tweede en Eerste Kamer zijn akkoord met een verlenging tot 1 december 2022. Dit op basis van de verwachting dat er een nieuwe coronagolf aankomt. Als die uitblijft, is verlenging na 1 december 2022 onwaarschijnlijk. 

De noodwet voorziet in de mogelijkheid om een volledig virtuele algemene vergadering of ledenvergadering te houden. Intrekking van de wet zal altijd minimaal twee maanden van tevoren worden aangekondigd (dit is door het ministerie toegezegd aan de NCR, de vereniging van en voor coöperaties in Nederland).

Ondertussen heeft het bestuur nog steeds de wettelijke verplichting om de jaarrekening binnen 6 maanden na einde boekjaar (doorgaans dus vóór 1 juli) op te stellen. De ALV dient de jaarrekening binnen één maand nadien vast te stellen. Zolang de tijdelijke wet Covid-19 geldt, kan je als bestuur het besluit nemen om de termijn van 6 maanden te verlengen met maximaal 4 maanden. Dat betekent dat de ALV dus pas uiterlijk eind november de jaarrekening hoeft te hebben vastgesteld. Maar hiervoor is dus wel een bestuursbesluit nodig.

Na het stopzetten van de verlenging

Na stopzetting van de verlenging geldt de oude regel dat je ten alle tijde fysiek moet vergaderen, waarbij een hybride vergadering (fysiek én digitaal) uitsluitend is toegestaan als de statuten het toestaan. Een volledig digitale ALV organiseren zal dan niet meer mogelijk zijn. Een aanpassing van de statuten is een punt ter overweging.

Achtergrond

Energie Samen is lid van de NCR, de vereniging van en voor coöperaties in Nederland. NCR heeft intensief overleg gevoerd met diverse ministeries en andere belangenorganisaties. Onderwerp: de wijze waarop ALV’s wettelijk en statutair gehouden moeten worden versus de feitelijke onmogelijkheid om onder de huidige coronamaatregelen deze regels correct na te leven. .  

Samengevat bevat dit de noodwet het volgende:

• Een ALV waarbij de leden geen toegang hebben tot een fysieke vergadering is geldig, de regels schrijven voor dat:
  1. de ALV elektronisch voor leden is te volgen;
  2. leden tot 72 uur tevoren vragen schriftelijk of elektronisch kunnen indienen; 
  3. vragen uiterlijk tijdens ALV beantwoord worden en op website geplaatst of via elektronisch communicatiemiddel (als dat niet lukt: geen gevolgen);
  4. het bestuur ook tijdens ALV nog nadere vragen probeert te beantwoorden (als dat niet lukt: geen gevolgen);
  5. de stemgerechtigden identificeerbaar moeten zijn;
  6. het bestuur kan bepalen dat ook voorafgaand aan ALV elektronisch gestemd kan worden.
• Het bestuur mag bepalen dat de termijn waarbinnen de jaarlijkse ALV moet worden gehouden (6 maanden na einde boekjaar) met vier maanden wordt verlengd;
• Doordat aan de noodwet terugwerkende kracht wordt verleend, zal de wet ook gelden voor alv’s die tijdens de corona-crisis in aangepaste vorm al gehouden zijn;
• De noodwet is tijdelijk, en beoogt de periode waarin de corona-maatregelen van kracht zijn, te bestrijken.

Wat staat er in je statuten?

De wet kent sinds 2006 een regeling op het punt van elektronisch vergaderen en stemmen. Deze regeling kent als uitgangspunt dat elektronisch stemmen mogelijk is, op voorwaarde dat de statuten van de coöperatie dit toestaan. Statuten die dateren van vóór 2006 zullen deze mogelijkheid niet kennen, waardoor het online stemmen op een algemene vergadering niet mogelijk is. Maar ook bij statuten van na 2006 is elektronisch stemmen niet altijd een mogelijkheid. Een statutenwijziging voor de korte termijn is geen optie, want daar is ook een ALV voor nodig. 

Opties

Gezien de duur van de maatregelen tegen corona is een live ALV voorlopig geen optie. Als er besluiten genomen moeten worden, kan je de ALV digitaal houden. 

Afhankelijk van het aantal leden van de coöperatie zou je kunnen overwegen de leden een zogenaamd 'besluit buiten vergadering' te laten nemen, hiervoor is unanimiteit vereist, maar dan hoef je verder niet aan formaliteiten te voldoen. Dit is vanzelfsprekend eerder haalbaar bij 15 leden dan bij 1.500 leden.

Wat staat er in de wet over uitstel ALV?

In de wet 'Tijdelijke voorzieningen op het terrein van het Ministerie van Justitie en Veiligheid in verband met de uitbraak van COVID-19' (Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid), dossier 35434, staat bij Artikel 7 (verslaglegging vereniging en coöperatie): "In afwijking van de artikelen 48 lid 1, 49 lid 1 en 58 lid 1 (Burgelijk Wetboek 2) kan de termijn van zes maanden na afloop van het boekjaar door het bestuur worden verlengd met ten hoogste vier maanden."

De genoemde artikelen uit het Burgerlijk Wetboek deel 2 gaan over het bestuursverslag en de jaarrekening.

Deze wet is beperkt geldig, wat gebeurt daarna?

De wet is eerst verlengd tot 1 oktober, en op 30 september verlengd tot 1 december. Voortaan geldt dat de wet vanaf 1 december 2020 telkens met twee maanden zal worden verlengd, tenzij twee maanden tevoren zal worden aangegeven dat dit niet langer het geval zal zijn. Je weet daardoor minimaal twee maanden tevoren of je in die periode een ALV digitaal kunt organiseren op grond van deze noodwet. Naar het besluit

Download/Zie ook

• Checklist digitale ALV (pdf, mei 2020, NCR)
• Webinar 'De digitale ALV', 24 april, NCR/DNA (terugkijken)
• FAQ naar aanleiding van webinar 'De digitale ALV', 24 april  (pdf, 4 mei 2020, NCR/DNA)
• Zie ook: '6 Tips voor coöperaties in tijden van Corona' (nieuwsbericht, 1 april 2020, NCR)

Advies

Wil je juridisch advies voor jouw specifieke situatie? Energie Samen is lid van de NCR. Daar kan je tegen betaling juridisch advies vragen: Marijke Flamman, M.flamman@cooperatie.nl. Op 24 april 2020 organiseerde NCR in samenwerking met DNA en Kuperus en Co  het webinar 'Een digitale ALV: wat mag en kan er, en hoe doe je dat?' 

Systemen

NCR heeft in 2019 verkennend gesproken met meerdere partijen (download de matrix elektronische stemsystemen): Interactive Voting System, LegalVoting en AVINT. Ook kan je terecht bij online-alv.nl of WebinarGeek (in WebinarGeek kun je een zogenaamde 'Interactie' inschakelen, waarin je de deelnemende leden vraagt om akkoord te gaan met de jaarcijfers en het bestuur decharge te verlenen). Andere systemen zijn Lumi, Vote Company, ibabs.